e-Factura ANAF pe înțelesul tuturor: ce, cum și de ce

Ce este e-Factura?

e-Factura este sistemul electronic de facturare implementat de ANAF prin care toate facturile emise între firme (B2B) din România trebuie transmise în format electronic standardizat (XML). Sistemul a devenit obligatoriu în etape, iar din 2024 toate firmele sunt obligate să-l folosească.

Cine trebuie să folosească e-Factura?

Din ianuarie 2024, toate firmele și PFA-urile care emit facturi către alte firme din România sunt obligate să transmită facturile prin sistemul e-Factura. Aceasta include:

• SRL-uri (inclusiv microîntreprinderi)
• SA-uri
• PFA-uri
• Întreprinderi individuale (II) și familiale (IF)
• Orice entitate care emite facturi B2B

Excepții: facturile către persoane fizice (B2C) nu sunt încă obligatorii prin e-Factura, dar se anticipează extinderea și pentru acestea.

Cum funcționează sistemul e-Factura?

Pasul 1: Generarea facturii XML

Factura trebuie creată în format XML conform standardului UBL 2.1. Software-ul tău de facturare (precum QuickConta) generează automat acest XML din datele facturii pe care o creezi normal.

Pasul 2: Transmiterea către ANAF

XML-ul facturii este transmis electronic către serverele ANAF prin API-ul SPV (Spațiul Privat Virtual). Transmiterea se face automat dacă folosești un software conectat la ANAF.

Pasul 3: Validarea ANAF

ANAF validează factura și returnează un ID unic de încărcare. Dacă factura are erori de format, este respinsă și trebuie retransmisă.

Pasul 4: Descărcarea de către destinatar

Firma care primește factura o poate descărca din SPV sau o primește automat în software-ul ei de contabilitate.

Termenul de transmitere

Facturile trebuie transmise în sistem în maximum 5 zile calendaristice de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la termenul limită de emitere prevăzut de Codul Fiscal (15 zile de la livrare/prestare).

Sancțiuni pentru nerespectare

Amenzile pentru netransmiterea facturilor prin e-Factura sunt:

• Persoane juridice mari: 5.000 - 10.000 RON per factură
• Persoane juridice mici/mijlocii: 2.500 - 5.000 RON
• PFA/microîntreprinderi: 1.000 - 2.500 RON

Cum conectezi QuickConta la e-Factura

QuickConta se conectează direct la ANAF prin certificat digital SPV. Procesul este simplu:

1. Generezi un certificat digital în SPV-ul ANAF
2. Îl încarci în QuickConta din secțiunea de setări
3. Emiți facturi normal - transmiterea către ANAF se face automat

Întregul proces durează sub 5 minute, iar odată configurat, fiecare factură emisă este transmisă automat către ANAF.

Întrebări frecvente

Trebuie să trimit și facturile proforma prin e-Factura?

Nu. Facturile proforma nu sunt documente fiscale și nu se transmit prin e-Factura.

Ce fac dacă am greșit o factură deja transmisă?

Emiți o factură de stornare (cu valori negative) care anulează factura originală, apoi emiți factura corectă. Ambele se transmit prin e-Factura.

Pot folosi e-Factura și pentru clienți din UE?

Sistemul RO e-Factura este destinat tranzacțiilor interne. Pentru facturi intra-comunitare, există sisteme europene separate (PEPPOL), dar momentan nu este obligatoriu.