Registrul de casă: documentul mic cu amenzi mari

Ce este registrul de casă?

Registrul de casă este documentul contabil care evidențiază toate încasările și plățile în numerar ale unei firme. Este obligatoriu pentru toate entitățile care fac operațiuni cu numerar (cash).

Cine trebuie să țină registrul de casă?

• Toate SRL-urile
• PFA-urile în sistem real
• Asociațiile, fundațiile
• Orice entitate care încasează sau plătește în numerar

Dacă toate operațiunile tale sunt prin bancă (transfer, card), tehnic nu ai operațiuni de casă. Dar este recomandat să ții registrul de casă chiar și cu sold zero, pentru a demonstra acest lucru la un eventual control.

Cum se completează

Antetul

• Denumirea firmei și CUI
• Data (se completează zilnic dacă ai operațiuni)
• Soldul de la începutul zilei

Coloanele registrului

Totaluri și sold final

La finalul zilei se calculează:

• Total încasări zi
• Total plăți zi
• Sold final = Sold inițial + Încasări - Plăți

Plafonul de plăți în numerar

Legislația impune limite pentru plățile în numerar:

• Între firme (B2B): maxim 1.000 RON/zi de la un singur furnizor, dar nu mai mult de 5.000 RON/zi total
• Către persoane fizice: maxim 10.000 RON per tranzacție
• Încasări de la persoane fizice: fără plafon, dar trebuie emis bon fiscal sau chitanță

Depășirea plafoanelor atrage amenzi de 10.000 - 15.000 RON.

Sfaturi practice

• Completează registrul zilnic, nu la finalul lunii
• Păstrează toate documentele justificative (chitanțe, bonuri, DP-uri)
• Fă inventarul casei cel puțin lunar - soldul din registru trebuie să coincidă cu numerarul efectiv
• Folosește un software de contabilitate care generează automat registrul de casă