Vrei să-ți schimbi contabilul? 6 lucruri pe care trebuie să le ceri înainte să pleci

Înainte să-ți schimbi contabilul, cere-i 6 lucruri: balanțele și registrele contabile, declarațiile fiscale cu recipisele de la ANAF, accesul în SPV, documentele angajaților, situația soldurilor și baza de date din programul de contabilitate. Cu ele, noul contabil preia firma fără goluri, iar tu nu descoperi peste câteva luni o declarație nedepusă sau o datorie uitată.

Lista pe scurt

1. Balanțele și registrele contabile – balanțele lunare, registrul-jurnal, registrul-inventar și ultimul bilanț depus.
2. Declarațiile fiscale – toate declarațiile depuse, împreună cu recipisele de la ANAF.
3. Accesul în SPV – firma trebuie să aibă acces la Spațiul Privat Virtual, iar împuternicirea fostului contabil se actualizează sau se revocă.
4. Documentele angajaților – dosarele de personal și accesul la REGES-ONLINE, dacă ai angajați.
5. Situația soldurilor – cât datorează firma, cât are de încasat și ce obligații restante există.
6. Baza de date de contabilitate – o copie completă din programul în care s-a ținut contabilitatea firmei.

1. Balanțele și registrele contabile

Cere balanțele lunare, registrul-jurnal, registrul-inventar și ultimul bilanț depus. Sunt „istoria” contabilă a firmei: din ele, noul contabil vede soldurile de la care pornește și poate verifica dacă înregistrările de până acum sunt corecte.

• Balanța de verificare pentru fiecare lună din anul în curs și balanța de la sfârșitul anului trecut;
• Registrul-jurnal și registrul-inventar, plus fișele conturilor (cartea mare), dacă le aveți tipărite sau în format electronic;
• Ultimul bilanț (situațiile financiare anuale) depus, cu dovada depunerii;
• Registrul mijloacelor fixe și calculul amortizării, dacă firma are echipamente, mașini sau clădiri.

Dacă nu știi cum se citește o balanță, avem un ghid despre balanța de verificare, iar pentru situațiile anuale, unul despre bilanțul contabil explicat simplu.

2. Declarațiile fiscale

Cere toate declarațiile depuse, împreună cu recipisele de la ANAF. Trebuie să știi dacă firma are toate obligațiile declarative îndeplinite.

Recipisa este dovada că declarația a ajuns la ANAF. Fără ea, nu ai cum să demonstrezi că o declarație a fost depusă la timp. Verifică în special declarațiile care se depun des:

• D100 și D300, după caz (impozite și TVA);
• D112, dacă ai angajați sau ai plătit dividende;
• D390 și D394, dacă firma e plătitoare de TVA;
• declarațiile anuale și D406 (SAF-T), acolo unde firma are obligația.

Dacă lipsește o declarație, e mai bine să afli acum, cât încă poți corecta, decât la un control ANAF.

3. Accesul în SPV

Asigură-te că firma are acces la Spațiul Privat Virtual. Dacă fostul contabil este împuternicit, actualizează sau revocă împuternicirea, după caz.

Prin SPV primești deciziile și notificările ANAF, descarci facturile din e-Factura și vezi situația obligațiilor de plată. Dacă singurul acces la SPV era prin certificatul digital al fostului contabil, după revocarea împuternicirii firma rămâne fără acces. Așa că verifică:

• cine are în prezent acces la SPV-ul firmei și pe ce certificat digital;
• că administratorul are propriul acces (sau că noul contabil e împuternicit înainte să-l revoci pe cel vechi);
• că nu mai rămân împuterniciri active pentru persoane care nu mai lucrează cu firma.

4. Documentele angajaților

Cere dosarele de personal și asigură-te că ai acces la REGES-ONLINE, dacă ai angajați.

• Dosarele de personal: contractele individuale de muncă, actele adiționale, deciziile și fișele de post;
• Statele de plată și pontajele pentru perioada lucrată cu fostul contabil;
• Accesul la REGES-ONLINE, registrul electronic al salariaților, și cine mai are drept să facă înregistrări în numele firmei;
• Concediile rămase de efectuat și situația concediilor medicale.

Dacă ai primul angajat sau vrei să verifici că ai toate actele în regulă, uită-te și peste ghidul pentru primul angajat.

5. Situația soldurilor

Află câți bani datorează firma, câți bani are de încasat și ce obligații restante există.

• Datorii la furnizori și facturile încă neplătite;
• Sume de încasat de la clienți, cu facturile scadente;
• Obligații la stat: impozite și contribuții de plată sau restante. Poți verifica direct din SPV, cu situația sintetică a obligațiilor fiscale;
• Casa și conturile bancare: soldul din contabilitate trebuie să se potrivească cu extrasele.

Cere aceste solduri la o dată clară, de obicei ultima zi a lunii închise de fostul contabil. De la data aceea începe să răspundă noul contabil.

6. Baza de date de contabilitate

Cere o copie completă a bazei de date din programul în care s-a ținut contabilitatea firmei (de exemplu Saga, WinMentor sau alt program). Balanțele și registrele îți arată rezultatul, dar baza de date conține tot istoricul din spatele lor: fiecare notă contabilă, partenerii, stocurile, mijloacele fixe cu amortizarea lor și setările firmei.

• cere un backup complet (export) al firmei, nu doar rapoarte în PDF;
• notează numele programului și versiunea, ca noul contabil să știe dacă îl poate deschide sau trebuie doar să preia soldurile;
• asigură-te că backup-ul conține toți anii în care s-a lucrat în program, nu doar anul în curs;
• păstrează copia și în arhiva firmei, chiar dacă noul contabil lucrează în alt program.

Dacă noul contabil folosește alt program, preia soldurile din ultima balanță și listele de parteneri, stocuri și mijloace fixe, iar baza veche rămâne arhiva firmei pentru perioada trecută.

Cum faci predarea fără bătăi de cap

• Fă totul pe bază de proces-verbal de predare-primire, cu lista documentelor și a fișierelor predate, semnat de ambele părți.
• Alege un moment clar: de obicei după ce fostul contabil a închis o lună și a depus declarațiile pentru ea.
• Verifică ce scrie în contract despre perioada de preaviz și despre predarea documentelor la încetarea colaborării.
• Nu revoca accesul la SPV înainte ca firma (sau noul contabil) să aibă acces propriu.

Atenție! Documentele contabile sunt ale firmei, nu ale contabilului. Iar administratorul are responsabilități legale privind organizarea contabilității.

Asta înseamnă că, dacă documentele se pierd sau declarațiile lipsesc, răspunderea rămâne a firmei. Merită deci să ai la tine o copie a tot ce ține de contabilitatea ei, indiferent cine o ține.

Schimbi contabilul? Preluăm noi documentele

La QuickConta, un contabil dedicat preia documentele de la vechiul contabil, iar tu doar semnezi contractul. Facturile vin automat din SPV, iar dosarul fiecărei luni îl vezi online, de pe telefon sau calculator.

Cere o ofertă pentru firma ta →

Dacă încă te gândești dacă e momentul să schimbi, citește și 10 semne că ai nevoie de un contabil mai bun, cum îți alegi un contabil bun și cât costă un contabil în 2026. Poți căuta și contabili din orașul tău.

Întrebări frecvente

Poate fostul contabil să refuze să-mi dea documentele?

Documentele contabile aparțin firmei, iar administratorul răspunde de organizarea contabilității. Dacă există sume neplătite din contract, clarificați-le separat, în scris, și cere predarea documentelor pe bază de proces-verbal.

Trebuie să anunț ANAF că schimb contabilul?

Nu trebuie depusă o notificare separată la ANAF pentru schimbarea contabilului. Trebuie însă actualizate împuternicirile din SPV și, dacă ai angajați, accesul la REGES-ONLINE.

Când e cel mai bine să schimb contabilul?

Cel mai simplu e după ce fostul contabil a închis o lună și a depus declarațiile pentru ea. Așa există o dată clară de la care răspunde noul contabil. Poți schimba însă oricând în timpul anului.

Ce fac dacă noul contabil folosește alt program de contabilitate?

Noul contabil preia soldurile din ultima balanță și listele de parteneri, stocuri și mijloace fixe. Baza de date veche o păstrezi ca arhivă, pentru perioada în care s-a lucrat în programul vechi.